Firmenwagen zuhause laden: So funktioniert die Abrechnung

Firmenfahrzeuge sind wichtige Bestandteile moderner Unternehmen. Immer mehr Unternehmen setzen im Flottenmanagement auf Elektrofahrzeuge. Damit wächst auch der Anteil der Mitarbeitenden, die ihren Dienstwagen zuhause laden. Neben Komfort und Flexibilität stellt sich dabei eine zentrale Frage: Wie funktioniert, wenn man den Firmenwagen zuhause laden möchte, die Abrechnung?

Die Abrechnung des Firmenwagens zuhause muss transparent, rechtssicher und für Arbeitgeber wie Arbeitnehmer einfach umsetzbar sein. In diesem Beitrag erfahren Sie, welche Möglichkeiten es in Deutschland gibt, welche Besonderheiten für Hybridfahrzeuge gelten und wie eine korrekte Abrechnung von Firmenautos zuhause in der Praxis aussieht.

Vorteile: Den Firmenwagen zuhause laden

Öffentliche Ladeinfrastrukturen stehen nicht immer zuverlässig zur Verfügung. Die bequemste Lösung für die meisten Dienstwagennutzer ist das Laden am eigenen Wohnort.  Das Laden über Nacht sorgt zudem für maximale Reichweite am nächsten Arbeitstag.

Für Unternehmen bietet das Laden zuhause ebenfalls Vorteile:

1. Weniger Abhängigkeit von öffentlicher Ladeinfrastruktur
2. Geringere Ladezeiten im Arbeitsalltag
3. Entlastung firmeneigener Ladepunkte
4. Zufriedenere Mitarbeiter

Beispiel: Ein Mitarbeiter nutzt ein E-Auto als Firmenwagen und lädt das Fahrzeug regelmäßig über eine installierte Wallbox zuhause. Der Haushaltsstrom wird zunächst privat bezahlt. Die Wallbox erfasst jedoch exakt, wie viel Strom für den Firmenwagen geladen wurde. Am Monatsende wird ein Abrechnungsbericht erstellt, der die geladene Energiemenge in Kilowattstunden ausweist. Auf Basis des vereinbarten Strompreises erstattet der Arbeitgeber die Kosten. So ist das Laden zuhause einfach und die Abrechnung durch den Arbeitgeber nachvollziehbar. 

Rechtlicher Rahmen in Deutschland

In Deutschland gilt: Wird ein Firmenwagen zuhause geladen und der Strom vom Mitarbeitenden bezahlt, muss dieser vom Arbeitgeber erstattet werden. Die Abrechnung, um das E-Auto zuhause zu laden unterliegt dabei steuerlichen und arbeitsrechtlichen Vorgaben. Grundsätzlich gibt es zwei Abrechnungsmodelle – pauschale Stromkosten oder exakte Abrechnung auf Basis des tatsächlichen Verbrauchs. Welche Variante gewählt wird, hängt von der Unternehmensrichtlinie, dem Fahrzeugtyp und der technischen Ausstattung ab.

Pauschale Abrechnung: Einfach, aber ungenau

Bei der pauschalen Lösung wird ein fester monatlicher Betrag für das Laden des Firmenwagens zuhause erstattet. Sie fahren zum Beispiel 1.000 km im Monat mit Ihrem Elektro-Dienstwagen. Ihr Arbeitgeber zahlt dafür pauschal 50 € pro Monat für die Ladekosten. Die tatsächliche Strommenge spielt dabei keine Rolle. Diese Variante ist administrativ einfach, bildet den tatsächlichen Stromverbrauch jedoch nur näherungsweise ab.

• Vorteile: Der Arbeitgeber zahlt einen festen Betrag für das Laden des E-Autos. Es wird kein zusätzliches Messgerät wie z.B. ein Stromzähler benötigt. Dadurch entstehen keine Komplikationen und es besteht Planungssicherheit für beide Seiten.
• Nachteile:  Es ist schwierig, die realen Stromkosten pro Monat genau zu kalkulieren. Je nachdem, wie oft man lädt, können Mehrkosten für den Arbeitnehmer anfallen.

Für Unternehmen mit vielen Dienstwagen kann diese Lösung dennoch praktikabel sein.

Exakte Abrechnung: Transparenz durch Messung

Eine exakte Abrechnung für das Laden des Firmenwagens zuhause erfolgt über eine separate Wallbox oder einen geeichten Stromzähler. Hierzu können Wallboxen mit Abrechnungssystem, smarte Ladeinfrastruktur mit Backend-Anbindung oder ein separater Unterzähler im Haushalt verwendet werden. So läuft es mit einer smarten Wallbox ab: Die  Wallbox zeigt einen Verbrauch 220 kWh im Monat für den Firmenwagen an. Der aktuelle Strompreis beträgt z.B. 0,30 €/kWh. Der Betrag von 66,00 € kann automatisch abgerechnet werden, da der verwendete Strom eindeutig erfasst ist.

• Vorteile:  Reale Strompreise können berücksichtigt werden und die Abrechnung läuft fair und genau ab.
• Nachteil: Es fallen zusätzliche Kosten für die benötigte Technik sowie ein höherer administrativer Aufwand an.

Diese Form der Abrechnung ist besonders transparent und rechtssicher, sowohl für
Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber.

Hybride Dienstwagen zuhause laden: Abrechnung korrekt umsetzen

Möchten Mitarbeitende ihren Hybrid-Dienstwagen zuhause laden, ist für die Abrechnung Sorgfalt geboten. Es gelten ähnliche Grundsätze wie bei reinen Elektrofahrzeugen. Wichtig ist eine klare Trennung zwischen privater und dienstlicher Nutzung, da Hybridautos sowohl Strom als auch Kraftstoff verbrauchen. Daher ist eine separate Erfassung der Strommengen sowie eine eindeutige Regelung im Dienstwagenvertrag erforderlich. So kann eine einheitliche Methode genutzt werden, beispielsweise über eine intelligente Wallbox, die für eine nachvollziehbare Dokumentation sorgt.

Technische Lösungen für die Abrechnung

Durch smarte Ladesysteme für das Elektroauto können Stromkosten leichter erfasst werden. Sie ermöglichen die genaue Erfassung der geladenen Energiemenge und die nutzer- oder fahrzeugbezogene Zuordnung. Zudem stehen digitale Abrechnungsreports für den Arbeitgeber zur Verfügung. Dadurch werden Abrechnungsfehler vermieden und der administrative Aufwand reduziert.  Für Arbeitgeber ist eine korrekte Dokumentation besonders wichtig. Die Erstattung der Stromkosten darf keinen geldwerten Vorteil darstellen, sofern sie korrekt abgerechnet wird.

Wichtig für die Praxis: 

• Nachvollziehbare Abrechnung
• Einheitliche Reglungen im Unternehmen
• Transparente Kommunikation mit Mitarbeitern

Eine saubere Abrechnung des Elektro- oder Hybridfahrzeugs schützt vor steuerlichen Nachfragen und sorgt für Rechtssicherheit.

Fazit

Mit der passenden Ladelösung für Ihr Unternehmen kann das Laden zuhause für Ihre Mitarbeitenden einfach, effizient und fair gestaltet werden.
Sie möchten mehr über Wallbox-Abrechnung für Dienstwagen für das Laden zuhause erfahren? Sprechen Sie uns an – wir von ENERGU unterstützen Sie gerne bei der Umsetzung einer passenden Lösung für Ihr Unternehmen.